Vì vậy, năm 2005, Trung tâm Tin học – Tổng cục Du lịch (TCDL) đã tiếp tục kế thừa kết quả của đề tài khoa học năm 2001, thực hiện cải tiến, nâng cấp và phát triển mới các chương trình nhằm đáp ứng xu thế chung và phù hợp với yêu cầu mới của công tác tổng hợp báo cáo tài chính tại đơn vị dự toán cấp I và cấp III.
Tổ chức cơ cấu TCDL hình thành nên một số đơn vị dự toán được cấp ngân sách hoặc có sử dụng quỹ ngành, gồm 01 đơn vị dự toán cấp I và 9 đơn vị dự toán cấp III, và một số doanh nghiệp du lịch hạch toán độc lập trực thuộc Tổng cục.
Tại đơn vị dự toán cấp I: từ năm 2001, Vụ Kế hoạch & Tài chính đã sử dụng chương trình phần mềm máy tính để tổng hợp các báo cáo tài chính từ các đơn vị hành chính, sự nghiệp trực thuộc. Chương trình này là kết quả của một đề tài nghiên cứu khoa học do Trung tâm Tin học thực hiện. Việc ứng dụng này đã hỗ trợ có hiệu quả cho công tác tổng hợp của Vụ trong thời gian qua. Tuy nhiên, các mặt công tác khác như lập dự toán, quản lý dự án... hiện chưa được tin học hóa.
Tại đơn vị dự toán cấp III: ở các đơn vị cơ sở, do tính đặc thù về mặt chức năng nhiệm vụ, các trang thiết bị, trình độ ứng dụng CNTT của mỗi nơi rất khác nhau, nên việc ứng dụng các chương trình phần mềm cho công tác chuyên môn cũng rất khác nhau. Mỗi phần mềm có ưu điểm và nhược điểm riêng. Do đó, việc lập một chương trình chung để truy cập vào cơ sở dữ liệu (CSDL) của từng đơn vị để trích dẫn dữ liệu báo cáo tổng hợp tương thích với dữ liệu đầu vào của đơn vị dự toán cấp I sẽ rất phức tạp.
Vì vậy, việc thực hiện nâng cấp chương trình tổng hợp báo cáo tài chính cho đơn vị dự toán cấp I, chương trình dùng chung tổng hợp kế toán áp dụng cho đơn vị dự toán cấp III, xây dựng kho văn bản quy định công tác tổng hợp báo cáo tài chính là nhu cầu cần thiết và khách quan, phù hợp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật hiện tại.
Hệ thống chương trình được xây dựng cần dựa trên phân tích đánh giá kỹ thực tế của công tác quản lý ở các đơn vị dự toán cấp I, III. Qua quá trình tiếp cận, điều tra khảo sát thực tế ở các đơn vị, đánh giá về toàn bộ hệ thống như sau:
§ Đây là hệ thống mở, động; CSDL thường xuyên được cập nhật, theo từng quý/năm với đơn vị dự toán cấp I; hàng ngày với các đơn vị dự toán cấp III.
§ Trong hệ thống, các đối tượng sẽ có quan hệ nhiều chiều: nội dung của từng phần thường có liên hệ với nhiều báo cáo tổng hợp khác.
§ Các yếu tố tác động trực tiếp đến hệ thống:
- Điều chỉnh của Nhà nước về Chế độ báo cáo tài chính, Chế độ kế toán đối với các đơn vị.
- Các hoạt động cụ thể của Ngành.
- Quy mô quản lý: thay đổi số lượng các đơn vị trực thuộc cần quản lý.
- Hoạt động của từng đơn vị.
Để thực hiện tổng hợp báo cáo chính xác, toàn diện, cần phải chuẩn hóa các thông tin. Dữ liệu đầu vào và các báo cáo đầu ra, được tổ chức theo từng năm, nhằm tạo cho các đơn vị dễ lưu giữ và quản lý. Mỗi năm sẽ có một hệ thống file dữ liệu được tự động sinh ra trong quá trình làm việc.
Trên cơ sở phân tích đặc điểm của hệ thống, CSDL được tổ chức thiết kế sao cho phải đảm bảo các yêu cầu:
- CSDL được tổ chức gọn nhẹ, cần được phân thành từng hệ con. Dễ sao chép, lưu trữ từng phần hoặc toàn bộ, dễ dàng cập nhật.
- Thuận tiện cho tra cứu, tìm kiếm. Việc tổng hợp và in báo cáo được thực hiện nhanh chóng, chính xác, có thể chuyển đổi sang một số định dạng dữ liệu khác.
- Yếu tố liên hoàn về thời gian, tính định kỳ của các báo cáo và mối quan hệ giữa các báo cáo để tránh việc nhập trùng lặp các dữ liệu.
Yêu cầu đối với tổng hợp báo cáo
- Biểu báo cáo kết quả tổng hợp đưa ra theo mẫu của Bộ Tài chính, hoặc được thiết kế theo nhu cầu quản lý của ngành.
- Phần Tổng hợp báo cáo kết quả đảm bảo đầy đủ với các loại báo cáo tài chính và theo các kỳ báo cáo;
- Kết quả tổng hợp đảm bảo thể hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính cần thiết cho việc kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản của Nhà nước.
- Kết quả được tổng hợp rõ ràng, chính xác, toàn diện, nhanh.
Yêu cầu đối với Kho dữ liệu văn bản: Trên trang Web, đảm bảo cho người dùng dễ dàng xem thông tin và sử dụng các văn bản nguyên bản đã được ban hành. Trên CD-ROM, cần hỗ trợ chức năng tra cứu theo các thuộc tính của văn bản.
Các sản phẩm của hệ thống này được tạo ra gồm 2 phần chính:
· Hệ thống chương trình phần mềm:
¨ Chương trình tổng hợp báo cáo tài chính VVKH:
¨ Chương trình tổng hợp kế toán KTSN (dành cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp có thu)
Chương trình này gồm các phần chính: tổng hợp kế toán, quản lý vật tư, quản lý tài sản cố định, và theo dõi công nợ.
¨ Chương trình nhập và kết xuất dữ liệu tổng hợp VKDV
* Kho dữ liệu các văn bản về kế hoạch, tài chính: được tập hợp và lưu giữ trong CD-ROM và trên trang web (tại địa chỉ www.vietnamtourism.gov.vn / Chuyên mục "Kho tư liệu / Các văn bản về kế hoạch tài chính").
Những kết quả của đề tài đã góp phần vào công tác tin học hóa công tác chuyên môn của TCDL, vào công cuộc CNH - HĐH chung của cả nước, góp phần hỗ trợ công tác quản lý, phù hợp với sự phát triển của xã hội và của các hoạt động tài chính.
Để cho việc ứng dụng CNTT phát huy được hiệu quả, các sản phẩm được ứng dụng trong thực tế, cần có sự quan tâm ở mọi cấp có thẩm quyền, sự ủng hộ, và việc chỉ đạo thực hiện với các đơn vị trực thuộc. Khi hạ tầng cơ sở được nâng cấp cải tiến, cần có những nghiên cứu và ứng dụng tiếp nối, rút kinh nghiệm và mở rộng ra các hướng phát triển tiếp theo.
PHAN THỊ THÁI HÀ
Trung tâm tin học – Tổng cục Du lịch