Chiến lược phát triển Du lịch Việt Nam đến năm 2020 tầm nhìn 2030 đã chỉ rõ: “Nâng cấp hình thành hệ thống dịch vụ thông tin, tư vấn đồng bộ trên toàn quốc”. Điều này cũng đồng nghĩa với việc ngành Du lịch phải có một hệ thống thông tin thống nhất từ trung ương đến địa phương. Tuy nhiên, để có một hệ thống như vậy, việc trước tiên phải làm là xây dựng mô hình hệ thống thông tin phù hợp bộ máy quản lý của Ngành, phù hợp với sự phát triển của ngành Du lịch, của xã hội là cần thiết và cấp bách.
Các cơ quan thông tin trong ngành Du lịch và cấu trúc của hệ thống
Hiện nay, hầu như các đơn vị trong ngành Du lịch đều có bộ phận hoạt động thông tin dưới nhiều hình thức và tên gọi khác nhau: Trung tâm Thông tin Du lịch thuộc Tổng cục Du lịch; Trung tâm Thông tin Du lịch / Trung tâm Xúc tiến Du lịch thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Thư viện / trung tâm thông tin thuộc các cơ sở đào tạo, viện nghiên cứu / viện chiến lược...; Phòng quản trị thông tin và điều hành mạng thuộc các doanh nghiệp du lịch vừa và lớn; tủ sách: nằm trong các cơ quan, doanh nghiệp chưa có thư viện;
Các cơ quan thông tin trên chính là phần tử tạo nên hệ thống, mỗi phần tử đều thực hiện nhiệm vụ: thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin; và để phù hợp với thực tế bộ máy quản lý của ngành Du lịch, cấu trúc của hệ thống thông tin du lịch được phân thành 4 cấp: cấp trung ương; cấp khu vực; cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và cấp đơn vị cơ sở.
Xác định phân hệ chức năng của hệ thống
Chức năng của hệ thống thông tin là xử lí thông tin du lịch, nói một cách khác đó chính là quy trình xử lý dữ liệu từ yếu tố đầu vào đến cung cấp thông tin là yếu tố đầu ra. Chính vì vậy, chức năng của hệ thống sẽ bao gồm 4 phân hệ chính như sau:
Phân hệ thu thập thông tin: đảm bảo đầu vào của hệ thống phù hợp với nhu cầu tin của người dùng tin du lịch.
Phân hệ xử lý thông tin: đảm bảo độ tin cậy của thông tin. Thông tin được xử lý cả về hình thức và nội dung sau đó sắp xếp tập hợp hoặc phân chia thông tin thành nhóm theo yêu cầu và được lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau, tạo ra các sản phẩm thông tin khác nhau.
Phân hệ lưu trữ thông tin: đảm bảo việc sắp xếp, tổ chức, bảo quản, lưu trữ thông tin trong hệ thống theo phương thức lưu trữ truyền thống hay lưu trữ hiện đại với đầy đủ các thông tin về thuộc tính và nội dung tài liệu.
Phân hệ cung cấp thông tin: đảm bảo việc truyền đạt thông tin tới các tổ chức, người dùng tin có nhu cầu sử dụng thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời.
Các phân hệ này đảm bảo duy trì sự sống của hệ thống thông tin du lịch. Nếu hoạt động của một phân hệ bị trục trặc hay rối loạn thì đó là dấu hiệu trục trặc và có nguy cơ đình trệ sự vận hành của toàn hệ thống.
Xác định luồng thông tin (dữ liệu) trong hệ thống
Với cách xác định như trên, hệ thống thông tin Du lịch Việt Nam được cấu thành từ các cơ quan thông tin trong ngành Du lịch. Song hệ thống muốn tồn tại thì phải có dữ liệu. Do vậy, khi xây dựng hệ thống thông tin cần phải nắm bắt được luồng thông tin (dòng thông tin) vào và ra của hệ thống. Luồng thông tin được hiểu là sự vận động, sự di chuyển thông tin (dữ liệu) từ vị trí này đến vị trí khác trong hệ thống. Luồng thông tin của hệ thống thông tin du lịch bao gồm luồng thông tin vào và luồng thông tin ra.
Xác định phương thức tích hợp và quản lý thông tin trong hệ thống
Dựa trên cấu trúc của hệ thống thông tin du lịch, để tập hợp được nguồn lực thông tin trong toàn ngành, cách tích hợp và quản lý thông tin trong hệ thống được thực hiện như sau:
- Cơ quan thông tin du lịch cấp trung ương: là trung tâm tích hợp dữ liệu thuộc Tổng cục Du lịch, trụ sở đóng tại Hà Nội. Trung tâm này có chức năng tổ chức, chỉ đạo, điều hành hệ thống thông tin du lịch trong toàn ngành; biên tập, phát hành các sản phẩm thông tin, cơ sở dữ liệu cấp quốc gia; phối hợp các đơn vị cấp dưới trong việc thu thập, xử lí dữ liệu xây dựng CSDL quốc gia.
- Cơ quan thông tin du lịch cấp khu vực: là trung tâm thông tin du lịch thuộc Tổng cục Du lịch: đại diện ở miền Bắc có trụ sở đóng tại TP. Hà Nội, đại diện ở miền Trung có trụ sở đóng tại TP. Đà Nẵng, đại diện ở miền Nam có trụ sở đóng tại TP. Hồ Chí Minh. Các trung tâm này có nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ thông tin du lịch mang tính đặc thù khu vực; iểm soát hoạt động thông tin du lịch thuộc khu vực; hỗ trợ phối hợp với trung tâm tích hợp dữ liệu xây dựng các sản phẩm thông tin cấp quốc gia;
- Cơ quan thông tin du lịch cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương: là trung tâm thông tin và xúc tiến du lịch của tỉnh (đối với tỉnh chưa có trung tâm thông tin du lịch thì bộ phận quản trị thông tin/ phòng Quản lý Nghiệp vụ Du lịch thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch) đảm nhận. Trung tâm có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ các hoạt động du lịch trên địa bàn tỉnh; quản lý, giám sát hoạt động thông tin tại các đơn vị du lịch đóng trên địa bàn tỉnh.
- Cơ quan thông tin du lịch cấp đơn vị cơ sở: là thư viện/trung tâm thông tin/ phòng quản trị thông tin và điều hành mạng thuộc các đơn vị du lịch, cơ sở đào tạo đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố, có chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin phục vụ các hoạt động của đơn vị, cũng như cung cấp thông tin và hỗ trợ phối hợp với trung tâm thông tin và xúc tiến du lịch của tỉnh xây dựng các sản phẩm thông tin cấp tỉnh, cấp khu vực, cấp quốc gia.
Các cơ quan thông tin du lịch trên liên kết việc bổ sung, chia sẻ, trao đổi thông tin cho nhau; mỗi đơn vị hoàn toàn chủ động trong việc thu thập, xử lý và khai thác thông tin trong phạm vi của mình, đồng thời tập hợp thông tin xây dựng nguồn lực thông tin trong toàn ngành; với sản phẩm thông tin truyền thống sau khi phát hành các đơn vị phải nộp lưu chiểu về trung tâm thông tin lưu trữ, với sản phẩm thông tin hiện đại sau khi phát hành phải được truyền về trung tâm tích hợp dữ liệu của ngành thông qua hệ thống mạng.
Tổng hợp các bước nghiên cứu và phân tích như trên, hệ thống thông tin du lịch được hiểu là tập hợp các cơ quan thông tin trong ngành du lịch tác động qua lại để tổ chức, quản lí và trao đổi thông tin cho nhau. Dữ liệu của hệ thống là các thông tin về du lịch được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và chuyển từ dưới lên trên, tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin du lịch phong phú đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin du lịch. Và hệ thống thông tin Du lịch Việt Nam được thể hiện qua mô hình sau:
Để hệ thống thông tin du lịch hoạt động có hiêu quả, bên cạnh việc áp dụng các mô hình trên, việc tiếp theo các cơ quan thông tin du lịch cần phải làm là lựa chọn và sử dụng một chuẩn nghiệp vụ thông tin, phần mềm tư liệu thống nhất trong toàn Ngành, đồng thời xây dựng cơ chế tổ chức và hoạt động của hệ thống; đào tạo, bồi dưỡng trình độ cán bộ thông tin, quan tâm đến các yếu tố môi trường ảnh hưởng đến sự phát triển của hệ thống như: con người, chính sách thông tin quốc gia; chủ trương phát triển du lịch, nhu cầu tin du lịch; và các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin và truyền thông...
ThS. Phan Thị Huệ
(Nguồn: Tạp chí Du lịch)