Tăng hiệu quả thực hiện các quy trình phục vụ
Nếu trước đây, các quy trình phục vụ trong khách sạn được thực hiện bởi con người thì giờ đây ứng dụng của công nghệ thông tin đã xuất hiện ở hầu hết các dịch vụ của khách sạn, từ khâu đón tiếp đến khâu thanh toán, làm tăng năng suất lao động của nhân viên khách sạn, giảm thời gian thực hiện các nghiệp vụ của nhân viên, tăng độ chính xác của các nghiệp vụ, giảm thời gian chờ đợi và tăng sự thuận tiện cho khách.
Hiện nay, phần mềm quản lý khách sạn (thường gọi là PMS, viết tắt của Property Management System) được sử dụng rất rộng rãi, không chỉ ở các khách sạn lớn mà còn ở cả các khách sạn nhỏ, nhằm tăng hiệu quả trong việc thực hiện các quy trình trong khách sạn. Phần mềm quản lý khách sạn được nhiều công ty quan tâm thiết kế với nhiều sản phẩm đa dạng, phong phú. Một số PMS được sử dụng nhiều trong các khách sạn và khu nghỉ dưỡng quốc tế lớn là Opera, Hotelogix, Oracle Hospitality, SabeeApp; một số PMS được sử dụng trong các khách sạn vừa và nhỏ tại Viêt Nam là Ivivu, eZCloudhotel, Bravo...
Với phần mềm quản lý khách sạn, nhân viên lễ tân có thể dễ dàng và nhanh chóng biết được tình trạng phòng của khách sạn như: bao nhiêu phòng check-out, bao nhiêu phòng check-in, những phòng check-out trễ và những phòng check-in sớm. Khách hàng cũng có thể điền trước các thông tin check-in qua website của khách sạn. Nhờ đó, nhân viên lễ tân có thể tiết kiệm được thời gian làm thủ tục check-in cho khách.
Trong quá trình lưu trú của khách, phần mềm quản lý khách sạn giúp việc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa bộ phận lễ tân và các bộ phận khác như: bộ phận buồng phòng, bộ phận nhà hàng được dễ dàng, nhanh chóng như: thông tin về số phòng có khách lưu trú, số khách lưu trú trong từng phòng, các yêu cầu riêng của khách... Việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận cũng giúp cho việc thực hiện thủ tục check-out cho khách được nhanh chóng hơn.
Ứng dụng công nghệ thông tin không những giúp cho việc thực hiện các quy trình được nhanh chóng mà còn tăng độ chính xác và minh bạch trong công việc. Thông tin được cung cấp ngay, đầy đủ và được chia sẻ minh bạch giúp các bộ phận của khách sạn cũng như khách hàng dễ dàng kiểm soát các chi phí mà khách đã thực hiện cũng như các vấn đề phát sinh khác trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.
Tăng hiệu quả bán hàng
Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông, khách sạn cần ít nhân viên bán hàng hơn nhưng lại tiếp cận được với thị trường rộng lớn hơn. Thị trường của khách sạn giờ đây không chỉ bó hẹp ở thị trường nội địa mà mở rộng ra thị trường toàn cầu. Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông đã cho phép khách sạn bán hàng qua cả kênh trực tiếp thông qua nhân viên bán hàng của khách sạn và kênh trực tuyến thông qua các OTAs (Online Travel Agencies).
Tiếp cận với các OTAs và đưa sản phẩm của khách sạn lên thị trường trực tuyến là việc thiết yếu của các khách sạn. Số lượng các OTAs trên thị trường du lịch trực tuyến tại Việt Nam cũng ngày một tăng, từ các OTAs quốc tế như: Agoda, Booking, Expedia, Hotels, Travelocity, Tripadvisor tới các OTAs Việt như Mytour, Ivivu, Tugo, Chudu24, Gotadi, VnTrip.
Qua kênh bán hàng trực tuyến, các sản phẩm của khách sạn sẽ được mô tả đầy đủ bằng video, hình ảnh, âm thanh, văn bản, bản đồ... các thông tin về địa điểm khách sạn, các loại phòng, các dịch vụ cung cấp và giá cả tương ứng, các chương trình khuyến mại... để khách hàng có thể dễ dàng tham khảo và lựa chọn. Thông qua kênh này, khách sạn có thể phục vụ khách hàng 24/24 trên phạm vi toàn cầu. Đây là một ưu điểm rất lớn mà kênh bán trực tiếp không có. Đặc điểm này giúp khách sạn tiết kiệm chi phí, tăng chất lượng dịch vụ, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
Tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực thông tin
Thông tin chính là một tài sản của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý tài sản trong khách sạn sẽ cho phép các khách sạn thu thập và lưu trữ các thông tin của khách hàng cũng như thông tin về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp qua thời gian, từ đó xây dựng được kho dữ liệu ngày càng lớn cho doanh nghiệp. Dữ liệu này giúp các doanh nghiệp thiết lập được hệ thống các báo cáo phục vụ cho việc quản trị doanh nghiệp được hiệu quả như hệ thống các báo cáo về thực trạng kinh doanh và hệ thống các báo cáo đánh giá, dự báo giúp lập kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Các thông tin thu thập được từ quá trình hoạt động kinh doanh giúp các khách sạn dễ dàng lập các báo cáo về thực trạng kinh doanh như: báo cáo tình trạng phòng, báo cáo doanh thu và chi phí từng bộ phận, báo cáo hàng tồn kho; các báo cáo đánh giá, dự báo như thống kê đặt phòng, dự báo đặt phòng, kế hoạch phòng, cơ cấu khách lưu trú, đánh giá các chỉ tiêu cùng kỳ qua các năm.
Các thông tin thu thập được từ khách hàng như: tên, tuổi, quốc tịch, nghề nghiệp, gia đình, địa chỉ liên lạc, mức chi tiêu, tần số tiêu dùng, sở thích tiêu dùng, hàng hóa, dịch vụ nào được khách ưa thích lựa chọn, hàng hóa, dịch vụ nào ít được lựa chọn, Từ đó, khách sạn có thể thiết kế những gói sản phẩm phù hợp nhất với khách hàng, tăng doanh thu và tăng tính cạnh tranh cho khách sạn.
Ứng dụng công nghệ thông tin tác động sâu rộng vào các hoạt động kinh doanh của khách sạn, giúp khách sạn nâng cao được hiệu quả hoạt động. Chính vì vậy, đầu tư vào hệ thống công nghệ thông tin là một tất yếu đối với các khách sạn hiện nay.
ThS. Lê Thị Bích Hạnh