Tại Hội nghị, các đoàn sẽ làm việc với Ban Tổ chức và các Tiểu ban nhằm chốt lại lần cuối về địa điểm thi đấu, thẻ huấn luyện viên, vận động viên, cán bộ đoàn; công tác xuất nhập cảnh của các đoàn, phương tiện di chuyển; lịch bay; chỗ ở và các công tác hậu cần, giao thông giữa các địa điểm, công tác an ninh, y tế và kiểm tra doping, tình nguyện viên; các vấn đề tài chính… cùng tất cả các mặt công tác liên quan.
Theo phân công, Tiểu ban Lễ tân - Khánh tiết chịu trách nhiệm đón tiễn các đại biểu quốc tế; chuẩn bị biểu mẫu, tài liệu liên quan… Tiểu ban Chuyên môn - Kỹ thuật chuẩn bị các tài liệu liên quan đến đăng ký thi đấu, lịch tập, lịch thi đấu, xe bus, họp kỹ thuật, lãnh đội, chốt số lượng thành phần Đoàn Thể thao… Tiểu ban Hậu cần và Dịch vụ công chẩn bị tài liệu liên quan đến khách sạn cho các đoàn, các bữa ăn; phối hợp chuẩn bị và liên hệ Khách sạn Tổng hành dinh về điều kiện ăn ở… Tiểu ban Giao thông chuẩn bị tài liệu và giải đáp các vấn đề về di chuyển của các đoàn. Tiểu ban Khai mạc - bế mạc chuẩn bị tài liệu liên quan đến kế hoạch các buổi Lễ; người cầm cờ của từng đoàn, số lượng người tham gia diễu hành…
Tại cuộc làm việc ngày 1/5, 2 đoàn đầu tiên làm việc với Ban Tổ chức là Malaysia (trực tuyến) và Singapore (trực tiếp). Theo đó, phía Malaysia đã xác nhận thông tin đáng chú ý là Bộ trưởng Thể thao của nước này cùng phái đoàn sẽ sang Việt Nam để tham dự trong 5 ngày cuối Đại hội (bao gồm Lễ bế mạc), trong khi Thứ trưởng Bộ Thể thao nước này cũng sẽ có mặt tại Việt Nam trong thời gian diễn ra Đại hội. Đoàn Singapore cũng cung cấp thông tin về việc đích thân Chủ tịch Quốc hội của Singapore sẽ tới Việt Nam tham dự với tư cách Chủ tịch Uỷ ban Olympic quốc gia.
Phương Lan